Jak úspěšně řídit svůj první projekt
••• HeroImages/GettyImages
Právě jste dostali na starost nový důležitý projekt. Je zřejmé, že váš šéf nabízí tuto příležitost jako projev důvěry ve vaše dovednosti. A i když jste nadšení, je to poprvé, co jste zodpovědní za celý projekt.
Začít poprvé je náročné. Existují však způsoby, jak si nohy namočit. Projektové řízení se vyvinulo v proces s definovanými fázemi a kroky, které vedou ty, kteří s projektovým řízením začínají, k úspěšnému projektu.
5 fází projektového procesu:
- Zahájení: projekt je zahájen, když je identifikována potřeba změny
- Plánování: plánování práce na projektu
- Provedení: provedení práce
- Řízení a kontrola: veškerá práce, kterou během projektu děláte, abyste sledovali pokrok
- Ukončení: dokončení a dodání projektu a rozloučení týmu
Tyto kroky jsou stejné pro každý projekt. A pamatujte si, že jste projektový manažer, nikoli supervizor v první linii. Vaším úkolem je řídit projekt, ne lidi.
Základní kroky pro projektového nováčka:
Během iniciační fáze je vytvořen projekt a je sepsána charta, která vás opravňuje být programovým manažerem a vytváří řetězec podávání zpráv. Ve fázi plánování musíte:
Definujte rozsah
Prvním a nejdůležitějším krokem v každém projektu je definování rozsahu projektu . Co byste měli dosáhnout nebo vytvořit? Co je cílem projektu? Stejně důležité je definovat, co není zahrnuto do rozsahu vašeho projektu. Pokud od svého šéfa nedostanete dostatečnou definici, ujasněte si rozsah sami a pošlete jej zpět nahoru k potvrzení.
I když je tento příklad trochu mimo obchodní téma, všichni se můžeme týkat svatební hostiny. Při plánování svatební hostiny můžete mít za úkol: připravit svatební hostinu pro 100 hostů s večeří, otevřeným barem, svatebním dortem a živou kapelou k tanci do určitého data za cenu nepřesahující 20 000 USD.
Určete dostupné zdroje
Jaké lidi, vybavení a peníze budete mít k dispozici k dosažení cílů projektu? Jako projektový manažer obvykle nebudete mít přímou kontrolu nad těmito zdroji, ale budete je muset spravovat prostřednictvím maticového managementu.
Matrix management se týká použití nastavené hierarchie v rámci společnosti k dosažení toho, co potřebujete udělat. Pokud Joe pracuje pro váš projekt a také pro své oddělení, musí poslouchat dva šéfy. Jako projektový manažer se snažte zůstat v kontaktu s nadřízenými lidí nebo vlastníků zařízení, které jste si vypůjčili, abyste mohli řešit konflikty.
Pochopte časovou osu
Kdy musí být projekt dokončen? Při vytváření plánu projektu můžete mít určitou flexibilitu v tom, jak během projektu využijete čas, ale termíny jsou obvykle pevné, jako v případě svatební hostiny. Pokud se rozhodnete využít přesčasové hodiny ke splnění plánu, musíte to zvážit s omezeními svého rozpočtu.
Detail práce
Jaké jsou hlavní části nebo součásti, které je třeba vytvořit, aby byl projekt dokončen? Například svatební hostina vyžaduje na vysoké úrovni: přijímací sál, jídlo, pití, dort, hosty a zábavu. Každý z těchto větších položek lze samozřejmě rozdělit na mnoho dalších položek. To je další krok.
Ve výše uvedeném příkladu svatební hostiny máte pravděpodobně tým nebo osobu, která má na starosti různé složky. Spolupracujte se členy svého týmu na upřesnění podrobností nezbytných k dosažení každé hlavní položky.
Osoba odpovědná za jídlo musí rozumět možnostem, cenovým omezením a provádět výběry, které podporují dosažení rozsahu . Uveďte menší kroky v každém z větších kroků. Do kolika úrovní jdete v podrobných krocích, bude záviset na velikosti a složitosti vašeho projektu.
Vypracujte předběžný plán
Sestavte všechny své kroky do plánu. Dobrým způsobem, jak toho dosáhnout, je použít tabulku priorit určující, které položky musí předcházet ostatním položkám. Formální postupy projektového řízení vyžadují vytvoření toho, co se nazývá síťový diagram, a identifikaci kritické cesty. I když to může být nad rámec vašich potřeb nebo úrovně znalostí, hlavním problémem je seřadit činnosti ve správném pořadí a poté k nim přidělit zdroje.
Otázky, které je třeba si položit, zahrnují: Co se stane jako první? Jaký je další krok? Které kroky mohou probíhat současně s různými zdroji? Kdo udělá každý krok? Jak dlouho to trvá? K dispozici je mnoho vynikajících softwarových balíčků, které za vás dokážou mnohé z těchto detailů zautomatizovat. Zeptejte se ostatních na podobných pozicích, co používají.
Vytvořte si svůj základní plán
Získejte zpětnou vazbu na svůj předběžný plán od svého týmu a od všech dalších zúčastněných stran. Upravte své časové osy a pracovní plány tak, aby se projekt vešel do dostupného času. Proveďte všechny nezbytné úpravy předběžného plánu, abyste vytvořili základní plán.
Vyžádejte si úpravy projektu
Téměř nikdy není dost času, peněz nebo talentu přiděleného na projekt. Vaším úkolem je vystačit si s omezenými zdroji, které máte. Často však existují limity kladené na projekt, které jsou prostě nereálné. Musíte předložit svůj případ a předložit jej svému šéfovi a požádat o změnu těchto nereálných limitů. Požádejte o změny na začátku projektu. Nečekejte, až bude v potížích, a požádejte o změny, které potřebujete.
Když jste začali získávat zdroje a pořizovat potřebné materiály, jste ve fázi realizace. V této fázi jste také:
Sestavení vašeho projektového týmu
Spojte lidi ve svém týmu a zahajte dialog. Jsou to techničtí experti. Proto je k projektu přidělil jejich funkční vedoucí. Vaším úkolem je řídit tým.
Pracujte podle svého plánu
Vytvoření plánu je důležité, ale plán lze změnit. Máte plán, jak každé ráno jezdit do práce. Pokud je jedna křižovatka zablokována nehodou, změníte plán a jedete jinou cestou. Udělejte totéž se svými projektovými plány. Měňte je podle potřeby, ale vždy mějte na paměti rozsah a zdroje.
Jak se váš plán rozvíjí a práce je dokončena, vstupujete do fáze monitorování a kontroly. V této fázi pracujete na kontrole nákladů, zdrojů a kvality a také:
Sledujte pokrok svého týmu
Na začátku projektu uděláte malý pokrok, ale poté začněte sledovat, co stejně všichni dělají. To usnadní zachycení problémů dříve, než se stanou problémy.
Vše zdokumentujte
Uchovávejte záznamy. Pokaždé, když změníte svůj základní plán, zapište si, jaká změna byla a proč byla nezbytná. Pokaždé, když je do projektu přidán nový požadavek, zapište si, odkud požadavek vzešel a jak byl kvůli tomu upraven časový plán nebo rozpočet. Nemůžete si vše pamatovat, tak si je zapište a budete si je moci vyhledat na konci projektu a poučit se z nich.
Informujte všechny
Po celou dobu informujte všechny zúčastněné strany projektu o pokroku. Dejte jim vědět o svém úspěchu, když dokončíte každý milník, ale také je informujte o problémech, jakmile se objeví.
Informujte také svůj tým. Pokud se uvažuje o změnách, řekněte o nich týmu co nejdále. Ujistěte se, že všichni v týmu vědí, co dělají všichni ostatní.
Následuj kroky
K vedení projektové iniciativy nemusíte být formálním projektovým manažerem. Měli byste však použít nástroje, logiku a kroky projektového řízení, abyste si ujasnili své cíle, podrobně práci a sestavili tým, který budete vykonávat, zatímco to všechno budete spravovat.