10 nejlepších způsobů, jak zefektivnit schůzku na dálku
Použijte tyto tipy ke zlepšení vašich schůzek na dálku
Před koronavirovou krizí se společnosti rozhodovaly samy, pokud chtěly zaměstnanci pracovat na dálku nebo mít požadavek na celodenní docházku do kanceláře. Najednou se svět obrátil vzhůru nohama a většina podniků musela přejít a přizpůsobit se modelu práce na dálku.
I když však příkazy k pobytu doma nakonec skončí, vědět, jak efektivně vést schůzku na dálku, bude stále skvělou dovedností. Je také pravděpodobné, že tato zkušenost práce na dálku – alespoň část, ne-li po celou dobu – si získá nějaké příznivce. Zde je 10 způsobů, které vám pomohou zefektivnit vaše vzdálené schůzky.
Potřebujete skvělé technologické nástroje
Když pracujete v a přinést kulturu vlastního zařízení (BYOD), lidé budou mít různé systémy a schopnosti. Vaši zaměstnanci však možná nemají to, co potřebují, aby se mohli zúčastnit úspěšné videokonference. Zvažte standardizaci notebooků nebo alespoň nastavení minimálního standardu, aby byly videokonference přehledné a efektivní.
Budete chtít mít několik typů technologií, které jsou dohodnuty pro vzdálené schůzky, aby se zaměstnanci stali efektivními a zkušenými. To může také znamenat investici do kvalitních náhlavních souprav, které mohou pomoci blokovat hluk na pozadí a zabránit zpětné vazbě od ostatních během videohovoru.
Při schůzkách na dálku se držte základů úspěšných schůzek
Vedlejší konverzace a chatování před osobní schůzkou jsou běžné, ale ne vždy fungují tak dobře ve virtuálních situacích. Experti na schůzky Bob Frisch a Cary Greene navrhují mít formální strukturu, přiděleného facilitátora, agendu a nastavit časové limity, aby vaše virtuální setkání probíhalo hladce.
Jako na každém úspěšném setkání , budete také muset předem říct, proč se scházíte, cíl a jak očekáváte, že rozhodnutí, výstup nebo výsledky budou poté vypadat.
Nepodceňujte socializační faktor
Existují různé důvody, proč mohou vzdálení zaměstnanci chtít pořádat schůzky: sdílení informací, řešení brainstormingu, koordinace činností a obecně budování týmu. Ale jedním z důležitých důvodů pro pořádání setkání na dálku je socializace. Vzdáleně umístěné týmy potřebují vybudovat sociální vazby, aby mohly lépe spolupracovat. Právě teď možná budete muset pořádat více schůzek než v „normálních“ časech, protože tolik lidí se cítí izolovaní a odpojení jeden od druhého.
„Čím více si nyní dokážete vybudovat smysl pro komunitu, tím lépe pro emocionální zdraví a pracovní výkon všech,“ říká autor a výkonný ředitel digitální agentury Howard Tiersky. 'Dobře vedená schůzka může být ve skutečnosti jasným bodem v jinak ponurém a depresivním dni.'
Virtuální ledoborec nebo aktivita vám také pomůže zahájit schůzku na dálku pozitivně a podpoří rozumný přechod k hlavnímu tématu lépe než plané tlachání. Dokonce a pomáhá zábavný ledoborec ohřát konverzaci skupiny.
Ztlumit, když je to nutné
Zvuky na pozadí, jako jsou lidé, kteří si dělají poznámky na svých laptopech, dodávají virtuální schůzce ohromný hluk. Připomeňte účastníkům, aby ztlumili zvuk, pokud budou psát (pokud zrovna nemluví) nebo pokud mají na pozadí jiný hluk, jako jsou děti, televize, doprava a domácí mazlíčci.
Podělte se o své reakce
I když můžete vidět členy svého týmu, čím více lidí je na vzdálené schůzce, tím méně můžete vidět vzájemné náznaky obličeje a číst řeč těla – zásadní součásti komunikace v takovém prostředí. To může vést k nepříjemnému zážitku.
S lidmi, kteří jsou němí, v tandemu s nedostatkem řeči těla a obecnou trapností situace na vzdáleném setkání, můžete mít problém říct, jak lidé reagují.
Pokud někdo vtipkuje, řekněte nahlas: ‚To je legrační, protože nemusí vidět váš úsměv nebo slyšet váš smích.
Mějte dress code na schůzky na dálku
Práce doma obecně znamená uvolněnější pracovní den, ale někteří lidé zacházejí s umírněností příliš daleko. Například soudce na Floridě musel právníkům připomínat, aby vstali z postele na virtuální soudní jednání a oblékli se do běžného oblečení. Ujistěte se, že vaši zaměstnanci znají firmu očekávání od jejich obchodního oblečení .
Dejte všem účastníkům příležitost promluvit
Na pravidelném setkání můžete očekávat, že se lidé v případě potřeby ozvou. Kvůli nedostatku sociálních vodítek a doporučenému ztlumení mohou mít lidé potíže s vyřčením toho, co potřebují. The facilitátor nebo vedoucí setkání by se měli zeptat lidí konkrétně promluvit nebo dát všem účastníkům příležitost poskytnout zpětnou vazbu nebo sdílet nápady.
Na schůzce na dálku je některým zaměstnancům příjemnější mluvit a nechcete nikomu dovolit, aby dominoval. Facilitátor proto může chtít oslovit lidi jménem, aby umožnil každému členovi týmu komunikovat.
Využijte funkci chatu a možnosti videa tohoto nástroje
Pokud má váš nástroj pro virtuální schůzky funkci chatu, řekněte lidem, aby ji používali. Okno chatu je cenným místem pro zaznamenávání důležitých nápadů a kladení otázek, aniž byste vyrušovali přednášejícího.
Můžete také požádat své vzdálené účastníky schůzky, aby zapnuli video komponentu nástroje nebo notebooku. Je to užitečný způsob, jak pomoci lidem zůstat u úkolu a efektivně se účastnit vzdálené schůzky.
Pokud se vidíte, víte, zda se váš spolupracovník účastní schůzky. Pokud používáte vizuální kontakt, požádejte účastníky, aby seděli v oblasti jejich domova, která je klidná a nebude vizuálně rušit.
Nebojte se řešit složité problémy během schůzky na dálku
Jak zmiňují Frisch a Greene z Harvard Business Review, může být lákavé navrhnout, aby všichni s řešením určitých naléhavých problémů počkali, až se vrátí do kanceláře. Ale musíte se nyní zabývat dnešními tématy, která vás znepokojují. Odkládání problémů jim umožňuje zrychlit , což je kontraproduktivní pro obchodní úspěch.
Chovejte se k lidem laskavě a s respektem
Zatímco lidé bývají před kamerou sebevědomější než při osobních rozhovorech, projevení zdvořilosti je vždy dobrou radou pro jakoukoli formu setkání. Během schůzky nekritizujte lidi za jejich osvětlení, umístění kamery nebo jiný vizuální problém. Čas na nápravu těchto věcí je před schůzkou, jeden na jednoho.
Sečteno a podtrženo
Doufejme, že tyto tipy pomohou vašim vzdáleným schůzkám být efektivnější a hodnotnější. Neměly by sloužit pouze jako nástroj, který vašim zaměstnancům pomůže cítit se pohodlněji sedět před kamerou a zúčastnit se, ale také posílit vaši schopnost vést a řídit tok konverzace. A stejně jako mnoho předchozích pracovních výzev se vaše virtuální schůzky zlepší s časem, praxí, vytrvalostí a trpělivostí.
Zdroje článku
Harvardský obchodní přehled. ' Co je potřeba k uskutečnění skvělé virtuální schůzky .' Zpřístupněno 22. dubna 2020.
HR ponor. ' Záměrně interagujte: Jak může HR podporovat efektivní online schůzky .' Zpřístupněno 22. dubna 2020.
Inc. Požadavek soudce zdůrazňuje, proč potřebujete oděvní kodex pro práci z domova .' Zpřístupněno 22. dubna 2020.